Tips voor het gebruik van algemene voorwaarden
Veel bedrijven kiezen ervoor om gebruik te maken van algemene voorwaarden. Een verstandige keuze. De ‘kleine lettertjes’ zorgen er namelijk voor dat zowel het bedrijf als de klant direct (kunnen) weten waar zij aan toe zijn. Het schept duidelijkheid over de rechten en plichten die beide partijen hebben. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over de garantie, uitvoering van de opdracht, aansprakelijkheid, eigendomsvoorbehoud en de betaaltermijn. Daarnaast is het praktisch, omdat algemene voorwaarden van toepassing kunnen zijn op meerdere overeenkomsten.
Is het deponeren van algemene voorwaarden verplicht?
Wanneer u besluit algemene voorwaarden te gebruiken, vraagt u zich misschien af of deze ook ergens ingeschreven moeten worden. Het inschrijven, ook wel het deponeren genoemd, van uw algemene voorwaarden is niet verplicht. Het biedt echter wel voordelen. De klant kan in dat geval namelijk altijd uw algemene voorwaarden opvragen en inzien. Het zorgt daarnaast voor zekerheid, omdat eenvoudig kan worden achterhaald welke versie van uw algemene voorwaarden van toepassing was op het moment dat u een overeenkomst sloot met de klant. Dit geeft uw bedrijf een sterkere bewijspositie. Ook is het verstandig te deponeren wanneer u uw algemene voorwaarden niet telkens aan uw klant kunt overhandigen (denk hierbij aan een telefonische aankoop).
Hoe deponeer ik algemene voorwaarden?
U kunt uw algemene voorwaarden deponeren bij de griffie van de rechtbank en bij de Kamer van Koophandel. Zo kunt u bij elke rechtbank in Nederland uw algemene voorwaarden deponeren. U kunt de rechtbank schriftelijk verzoeken deze te deponeren. Meer informatie hierover vindt u op deze pagina van de rechtspraak. De kosten voor het deponeren bij de rechtbank bedragen op het moment van schrijven (2021) € 132,00. Na registratie ontvangt u een depotnummer waarmee de algemene voorwaarden voor uw klanten zijn op te vragen.
U kunt er ook voor kiezen om (daarnaast) uw algemene voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel. De kosten voor het deponeren bij de Kamer van Koophandel bedragen € 18,00 per kalenderjaar. Let wel, ieder document geldt als een aparte deponering. Zo geldt ook een vertaling als een aparte deponering. Op de website van de Kamer van Koophandel leest u terug aan welke eisen uw voorwaarden moeten voldoen.
Aandachtspunten
Heeft u er verstandig aan gedaan uw algemene voorwaarden te deponeren? Jazeker! Maar houd dan rekening met de volgende aandachtspunten.
Wanneer u een wijziging aanbrengt in de tekst van de algemene voorwaarden, vergeet dan niet de nieuwe, gewijzigde versie te deponeren. Wees u er ook van bewust dat de rechtbank en de Kamer van Koophandel uw voorwaarden niet inhoudelijk controleren. Een deponering betekent niet dat de voorwaarden aan alle wettelijke vereisten voldoen. Het is dan ook zeker aan te raden deze door een advocaat te laten nakijken. Ook is het aan te bevelen de voorwaarden om de paar jaar te herzien; mogelijk zijn ze verouderd of sluiten ze niet meer aan bij uw dienstverlening.
U moet uw voorwaarden, ook als deze zijn gedeponeerd, in de meeste gevallen altijd nog volgens de wettelijke regels fysiek of elektronisch aan de klant verstrekken (ofwel, zorgen voor een correcte ‘terhandstelling’).
Conflicten bij tegenstrijdige algemene voorwaarden: battle of forms
In de praktijk blijkt dat in B2B-verhoudingen (tussen ondernemers onderling) regelmatig onduidelijk is wiens algemene voorwaarden van toepassing zijn. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin beide partijen hun algemene voorwaarden van toepassing hebben verklaard, zoals bij de inkoop en verkoop van goederen. We spreken in dat geval van ‘tegenstrijdige algemene voorwaarden’. In beginsel zijn de voorwaarden, die als eerst van toepassing zijn verklaard, geldig. Zoals echter vaker in het recht, is op dit uitgangspunt wel een uitzondering mogelijk.
Wanneer het Nederlands recht van toepassing is, geldt de zogeheten ‘first shot rule’. Dit houdt in dat bij een verwijzing naar verschillende voorwaarden, aan de tweede verwijzing geen werking toekomt wanneer daarbij niet de toepasselijkheid van de andere voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wordt gewezen. Met andere woorden: de partij die bij het sluiten van een overeenkomst als eerste naar zijn algemene voorwaarden verwijst, ‘wint de strijd’. Het zijn die voorwaarden die deel uitmaken van de overeenkomst.
Partij B kan de algemene voorwaarden van Partij A uitdrukkelijk afwijzen en daarbij verwijzen naar zijn eigen algemene voorwaarden. In dat geval zijn de algemene voorwaarden van partij B van toepassing. Let wel, het is niet voldoende als partij B een standaardbepaling in haar voorwaarden heeft opgenomen waarin staat dat de voorwaarden van de andere partij van de hand worden gewezen. Partij B zal dus expliciet moeten aangeven dat zij de voorwaarden van partij A afwijst.
Hoe kan Bowmer Nuiten Noteboom u en uw bedrijf helpen?
Heeft u vragen over het deponeren of het terhandstellen van uw algemene voorwaarden? Of zou u graag uw algemene voorwaarden laten (her)controleren of opstellen? Neem dan gerust contact op met ons kantoor. Jaap Wijnja staat u graag te woord.
